Uma instituição de ensino privada é, também, uma empresa. E, por isso, um de seus focos a longo prazo deve ser a sustentabilidade financeira.
Para a escola continuar crescendo e retendo alunos, é necessário investimento em estrutura, sistema de ensino de qualidade, equipe pedagógica qualificada, entre outros fatores. E tudo isso tem um custo alto para o caixa empresarial.
Por isso, é importante criar um planejamento financeiro escolar. Para entender o que ele é, sua importância para o desenvolvimento empresarial e como colocá-lo em prática, continue nas próximas linhas.
Qual a importância do planejamento financeiro escolar?
É importante realizar o planejamento financeiro escolar e conhecer as métricas da empresa. Com as informações contidas nele, os gestores podem administrar os recursos de maneira eficaz, alocando conforme a necessidade com eficiência, seguindo a estratégia central.
Segundo estudo realizado pelo Sebrae, um fator que contribui para o fechamento de negócios é a falta de planejamento. Dentre as que fecharam, 17% não fizeram nenhum planejamento, enquanto outras 59% fizeram para no máximo 6 meses.
Com a falta de organização e planejamento, muitas informações importantes para o crescimento da escolar são excluídas da análise. E isso gera problemas financeiros graves.
Além do que citamos acima, existem outros pontos que tornam o planejamento financeiro escolar essencial, confira:
- Maior previsibilidade de receita: ao acompanhar os indicadores do negócio, a escola pode planejar a longo prazo, sabendo as receitas e despesas anuais;
- Melhor alocação dos recursos: ao identificar falhas e erros no processo, a escola evita desperdícios financeiros, criando orçamentos mais eficientes;
- Maior competitividade: escolas bem preparadas conseguem oferecer melhores serviços, atraindo mais alunos e profissionais;
- Mais facilidade em gerir crises: o planejamento auxilia em previsões de crise, evitando fechamento da empresa, por exemplo;
- Cumprimento de obrigações: a escola, assim como outras empresas, deve pagar impostos e manter a gestão tributária, que fica mais fácil com estratégias no planejamento.
Como fazer o planejamento financeiro escolar?
Para implementar o planejamento financeiro escolar, é necessário criar estratégias baseadas em métricas reais. Para isso, é preciso entender os conceitos e seguir alguns passos para a estruturação.
Afinal, para alcançar os objetivos estabelecidos para o ano-letivo da escola, o plano a ser seguido deve ser sólido e real, com metas tangíveis e acompanhamento periódico.
Para isso, separamos alguns dos principais passos para implementar um planejamento financeiro:
1. Revisão da situação financeira da escola
Antes de traçar objetivos para a empresa, é preciso analisar as informações financeiras. Ou seja, identificar todas as receitas e despesas mensais, incluindo o valor já previamente em caixa ou investido.
Unifique essas informações em um só lugar, como uma planilha, por exemplo. Certifique-se de categorizar cada um dos gastos ou recebimentos, para facilitar a análise posterior.
Confira a planilha de fluxo de caixa do Asaas.
Com essas informações, é possível ter um panorama da situação financeira da escola e, a partir disso, pensar em estratégias para escalar o negócio ou para conter momentos de crise.
Lembre-se: os métodos de monitoramento devem ser atualizados frequentemente, para evitar erros na análise e no decorrer das estratégias.
2. Definição de metas para a instituição
Com relatórios levantados, o próximo passo é analisar cada setor da escola, para estimar e prever cenários futuros.
Essas metas devem abranger os objetivos prioritários da escola, como, por exemplo: aumentar o número de matrículas, melhorar o sistema de ensino, contratar professores especialistas, combater a inadimplência, etc.
Com essas metas definidas e um orçamento para alcançá-las, é necessária uma revisão periódica para reajustá-las, caso seja preciso.
Para auxiliar na criação, leia mais sobre como definir metas financeiras.
3. Criação de relatórios financeiros detalhados
A criação de relatórios é muito importante para a gestão de negócios. Neles, constam todas as informações necessárias para a tomada de decisões, além de criar um histórico mais apurado da trajetória financeira da escola.
Alguns dos relatórios mais comuns, são o Demonstrativo do Fluxo de Caixa (DFC) e a Demonstração de Resultado do Exercício (DRE). Neles, é possível compreender sobre os resultados obtidos, a liquidez da empresa e outras informações importantes.
Os materiais também servem como documentos fiscais, essenciais para a regularização da escola perante os órgãos competentes, como a Receita Federal. Por isso, a área fiscal e contábil da escola deve prepará-los periodicamente.
4. Identificação de possibilidades de investimento
Parte do planejamento das empresas é identificar mudanças ou áreas que necessitam de investimento.
Assim, com a criação do plano, é mais fácil mapear e controlar as receitas, identificando o momento de investir, seja em estrutura, funcionários, novos recursos ou em alguma área mais estratégica da escola.
É possível dividir os recursos para diferentes áreas, como:
- 20% para qualificação de funcionários: cursos pedagógicos;
- 10% para as necessidades de alunos: contratação de cursos, workshops, palestras, etc.;
- 50% para melhoria na infraestrutura da instituição: obras, reformas, compra de equipamentos e materiais, etc;
- 20% para tecnologia: incentivar a aprendizagem dos alunos e modernizar o ambiente escolar.
5. Monitoramento e corte de gastos da escola
Assim como os investimentos podem ser mapeados, os gastos excessivos também. A instituição deve controlar a receita para que o planejamento financeiro escolar seja efetivo.
E esse processo de monitoramento envolve a gestão de recebíveis e de saídas financeiras. Ou seja, monitorar as despesas fixas e variáveis, calcular valores a receber e identificar possíveis problemas orçamentários.
6. Criação de estratégias de combate à inadimplência
Na criação de um planejamento financeiro, é essencial considerar a taxa de inadimplência escolar. Afinal, são diversas as situações que podem levar à falta de pagamento da mensalidade escolar.
E, para isso, os gestores precisam pensar em estratégias para combater o endividamento. Seja em condições de pagamento especiais, descontos para pagamentos à vista, parcelamento, renegociação, etc.
Algumas plataformas, como o Asaas, permitem a gestão das pendências financeiras de maneira eficiente, oferecendo diversas formas de cobrança. Ela facilita o recebimento e automatiza o processo.
Além de disponibilizar a régua de cobrança automatizada, por exemplo, que envia lembretes de pagamento periodicamente, conforme a configuração do gestor escolar. Esse envio relembra o responsável pelo pagamento, diminuindo as taxas de esquecimento.
Continue aprendendo sobre Gestão Financeira Escolar em nosso blog e coloque em prática todas as dicas para garantir um crescimento saudável da sua instituição de ensino!