Minha empresa pode ser optante pelo Simples Nacional?

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Ter uma empresa optante pelo Simples Nacional pode significar uma redução significativa na quantidade de tributos pagos, bem como nas obrigações que são encaminhadas à Receita Federal e fazendas estaduais.

No entanto, o regime exige algumas questões pontuais que, se não forem atendidas, impedem a empresa de se enquadrar nessa modalidade de tributação. Neste artigo, mostraremos como funciona o enquadramento e outras questões relevantes para uma empresa que deseja ser optante pelo Simples Nacional. Confira!

O que é o Simples Nacional?

O Simples Nacional é um regime tributário que surgiu com o objetivo principal de simplificar a apuração e o pagamento de impostos por parte das Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP).

Como os negócios que se enquadram nessa condição ainda estão na fase inicial de maturação, o Governo entendeu que seria necessário oferecer condições diferenciadas para que eles pudessem se desenvolver com o passar dos anos e, em seguida, mudar para outro regime mais oneroso.

No entanto, é possível que uma empresa permaneça nesse regime de tributação durante toda a sua existência, isso ocorre porque não existe um prazo máximo de manutenção dessa modalidade.

O que ocorre, na verdade, são limitações que podem estar ligadas à atividade desenvolvida pela empresa ou, o volume de faturamento obtido em um período de 12 meses. Mas explicaremos melhor essas questões no próximo tópico.

Quem pode ser optante pelo Simples Nacional?

Para se enquadrar no Simples Nacional, uma empresa deve atender a alguns requisitos e, os principais são o faturamento e a atividade desenvolvida. De fato, pode haver alguns fatores limitantes como um dos sócios figurar como responsável por outra empresa já inscrita no Simples ou outras questões judiciais que podem ser impeditivas.

Entretanto, os requisitos que são mais impactantes são os dois que mencionamos primeiro. Com relação ao faturamento é bem simples descobrir se a sua empresa pode ou não utilizar esse regime para apurar seus impostos.

Podem ser inscritas no Simples Nacional as empresas que tiverem faturamento acumulado de R$ 4,8 milhões nos últimos 12 meses. A dúvida que pode estar chegando à sua mente é a seguinte: mas se minha empresa é nova, como faço para saber esse valor?

Bom, isso é simples. A empresa é enquadrada no regime e, se ela ultrapassar o limite, automaticamente será excluída do regime e deverá escolher o Lucro Real ou Presumido. O outro fator que implica a limitação da opção pelo Simples Nacional é a atividade executada.

A Receita Federal não permite que determinadas empresas em algumas áreas de atuação específicas sejam enquadradas nesse regime, como é o exemplo das atividades abaixo:

  • fabricação de bebidas alcoólicas;
  • corretoras;
  • indústrias de cigarro;
  • bancos e algumas instituições de crédito;
  • holdings;
  • cartórios;
  • locação de mão de obra temporária.

As atividades que são permitidas de enquadramento no Simples Nacional estão descritas nos anexos da lei que regulamenta essa modalidade de tributação. No ano de 2018, ocorreu uma série de mudanças drásticas no regime, entre elas, o aumento no valor do faturamento máximo, que era de R$ 3,6 milhões e a aceitação de um grande número de atividades.

Além disso, a metodologia do cálculo mudou completamente, antes, bastava aplicar uma alíquota determinada pela tabela ao faturamento obtido, agora, outro cálculo deve ser feito para encontrar o percentual efetivo do imposto, mas isso é assunto para o nosso próximo tópico. Continue lendo!

Quais são as particularidades do Simples Nacional?

A principal particularidade do Simples Nacional está relacionada à parte tributária. Nesse regime não é preciso realizar diversas apurações e emitir várias guias para o cumprimento de suas obrigações com o fisco.

Todos os impostos das empresas enquadradas no Simples são pagos por meio de uma única guia. Nela constarão todos os impostos devidos pelo empreendimento e, o que é melhor, com alíquotas consideravelmente reduzidas.

A guia para pagamento dos tributos dessa modalidade de apuração tributária é chamada de Documento de Arrecadação do Simples (DAS) e nela você poderá encontrar os seguintes impostos:

  • Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ);
  • Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);
  • Programa de Integração Social (PIS);
  • Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS);
  • Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB) se houver;
  • Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza (ISSQN) se a empresa for uma prestadora de serviços;
  • Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços de transportes de qualquer natureza (ICMS) caso o seu negócio comercialize produtos ou fretes.

Cada ente recebe a sua parte que lhe é devida dos tributos pagos pela empresa, dessa forma, dispensa a necessidade de emitir guias separadas para cada um deles. Essa divisão é chamada de partilha nacional.

A metodologia de cálculo do Simples Nacional

Até dezembro de 2017, o cálculo do imposto devido no Simples Nacional era bem fácil, bastava identificar a receita bruta dos últimos 12 meses, encontrar a faixa de faturamento na tabela que consta no anexo e aplicar a alíquota descrita.

No entanto, com a edição do novo Simples Nacional, que passou a vigorar a partir de janeiro de 2018, o cálculo ficou um pouco mais complicado, apesar de utilizar os mesmos elementos que o formato anterior.

Portanto, para saber o valor devido no mês será necessário aplicar a seguinte fórmula: RB12 x % – PD /RB12, sendo que:

  • RB12 é a Receita Bruta dos últimos 12 meses;
  • %, trata-se do percentual constante na tabela;
  • PD é a abreviação para Parcela Dedutível que também consta nos anexos do Simples Nacional

Traduzindo, temos que a receita bruta dos últimos 12 meses é multiplicada pela alíquota padrão, menos a parcela dedutível, que também consta na tabela, dividido pela mesma receita bruta. Ao final, é necessário multiplicar o valor encontrado por 100.

O resultado desse cálculo será um valor em percentuais, que, em seguida, será aplicado ao faturamento obtido no mês de referência. Para que você entenda de forma mais clara e objetiva, vamos mostrar a aplicação da fórmula em um exemplo simples.

Suponhamos que você tenha uma empresa de prestação de serviços que, nos últimos 12 meses, obteve um faturamento de R$ 100.000,00 e no mês de referência, ou seja, aquele que será calculado o imposto, foi de R$ 15.000,00. Com esses dados, vamos aplicar a fórmula para encontrar a alíquota efetiva:

  • R$ 200.000,00: faturamento dos últimos 12 meses;
  • 11,20%: alíquota para empresas que obtiveram receita entre R$ 180.000,00 e 360.000,00 nos últimos 12 meses;
  • R$ 9.360,00: parcela dedutível dessa faixa de faturamento;
  • 6,52%: alíquota encontrada após a aplicação da fórmula RB12 x % – PD /RB12.

Com esse dado, o último passo é muito simples, basta aplicar o percentual ao faturamento do mês, que, em nosso exemplo hipotético foi de R$ 15.000,00. Assim, o montante a ser pago pela empresa será de R$ 978,00.

Essa mudança, apesar de ter confundido muito a cabeça dos empresários menos experientes que já estavam acostumados com o modelo anterior, proporcionou uma ligeira redução no pagamento de impostos para empresas que estão nas primeiras faixas de faturamento.

As obrigações acessórias do Simples Nacional

Outra particularidade muito interessante do Simples Nacional é a ausência de algumas obrigações acessórias encontradas em regimes como Lucro Real e Presumido. Nesse caso, as empresas inscritas no regime são dispensadas dessas declarações e enviam apenas demonstrativos específicos.

Por exemplo, mensalmente, é necessário enviar apenas a apuração do imposto, que é automaticamente calculado pelo sistema da Receita Federal. Ou seja, a fórmula que mencionamos acima é apenas para você saber como o imposto é calculado.

Todo o trabalho de cálculo é realizado pelo sistema, você só precisa informar os dados. Nesse ponto, é muito importante destacar a participação do contador. Esse é o profissional mais indicado para lhe auxiliar nesse tipo de trabalho.

A outra obrigação do Simples Nacional é o envio da Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS). Esse documento é enviado anualmente e substitui a Declaração do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica que, atualmente, é realizada por meio da Escrituração Contábil Fiscal (ECF), uma obrigação que surgiu a partir do SPED.

De fato, não há como afirmar que a inovação que a Receita Federal está trazendo não vá afetar as empresas do Simples Nacional no futuro, afinal, a cada dia ela vem aumentando o número de obrigações com o projeto SPED.

Atualmente, até mesmo as obrigações trabalhistas estão condicionadas ao programa, como é o exemplo do famoso e polêmico eSocial, obrigatório para todas as empresas que têm funcionários devidamente registrados.

No entanto, atualmente, além do dever de registrar as demonstrações contábeis, essas duas são as principais obrigações impostas pelo regime do Simples Nacional. Ainda sobre esse assunto, vale a pena lembrar que o não cumprimento no prazo acarretará multas e sanções para a empresa.

MEI ou Simples Nacional?

Muitas pessoas questionam se é mais vantajoso ter uma empresa tributada pelo Simples Nacional ou MEI, no entanto, para responder essa questão é necessário conhecer esse regime e, principalmente, compará-lo com o outro.

O Microempreendedor Individual (MEI) é muito mais que uma simples modalidade de tributação, ele é um formato diferenciado e simplificado de empresa. A sua inscrição é muito simples, podendo ser feita pela internet, em questão de minutos.

Além disso, o pagamento de tributos é ainda mais simplificado que o regime que discutimos neste artigo. O MEI pagará um único valor por meio de DAS, independentemente do seu nível de faturamento, o montante sempre será o seguinte:

  • comércio e indústria: R$ 48,70;
  • serviços: 52,70;
  • comércio e serviços: 53,70.

Na guia do MEI, assim como no Simples Nacional, estão contidos os percentuais de cada um dos entes em que são destinados os valores, ou seja, ao pagar a guia mensal, a empresa contribuirá com vários impostos de uma só vez.

Além disso, o MEI também oferece outros benefícios que precisam ser destacados. Um deles é a abertura de um CNPJ. Isso faz com que sua empresa seja reconhecida como uma organização empresarial ativa, com sede, número de registro e até mesmo, colaborador.

Com isso, o MEI poderá emitir notas fiscais de serviços ou venda de mercadorias, comprar materiais ou produtos de fornecedores, além de ter acesso às linhas de crédito com taxas reduzidas que alguns bancos fornecem.

Entretanto, além de conhecer os benefícios, antes de responder a pergunta introduzida no título deste tópico, também precisamos apresentar as limitações que são impostas a esse formato de empresa.

Limitações do Microempreendedor Individual

A primeira limitação, e a mais simples de solucionar, está ligada à atividade que se pretende realizar. Nesse caso, elas são as mesmas do Simples Nacional e, mencionamos que é fácil solucionar, pois, caso a sua empresa realize uma atividade impeditiva, ela simplesmente não poderá ser MEI.

Uma das mais importantes limitações do MEI está relacionada ao faturamento. Para se manter no regime, a empresa deve ter uma receita bruta anual de no máximo R$ 81.000,00 ou, aproximadamente R$ 6.750,00 por mês.

Com relação a esse limite, é importante estar atento ao dia de inscrição da empresa. Por exemplo, se você registrou o seu negócio em junho, o seu limite de faturamento até dezembro do mesmo ano será de apenas R$ 47.250,00, tendo em vista que a empresa surgiu no curso do exercício social.

Nesse caso, para saber exatamente o seu limite de faturamento para permanência como MEI, basta multiplicar o valor máximo mensal pela quantidade de meses que faltam para acabar o ano.

Caso a empresa ultrapasse esse limite máximo, ela deverá migrar de MEI para simples e passará a recolher os seus impostos na forma que mencionamos no início deste artigo, além de cumprir com as outras obrigações impostas a esse tipo de empresa.

Além disso, existe outra limitação muito importante, que é a contratação de funcionários. O MEI poderá contratar apenas um colaborador para auxiliá-lo em suas tarefas diárias. Com relação a esse ponto, também é importante mencionar que, apesar de não ser obrigatório para o MEI, é imprescindível que ele tenha a ajuda um profissional da contabilidade.

Afinal, como mencionamos, atualmente existem algumas obrigações trabalhistas que precisam ser cumpridas e, geralmente, as pessoas não têm muita habilidade e conhecimentos específicos para lidarem com esse tipo de assunto.

Então, vamos à resposta da nossa pergunta: MEI ou Simples Nacional? Bom, isso dependerá da sua estratégia e objetivos. Se a sua empresa ainda está iniciando no mercado, tem um faturamento pequeno e ainda não necessita de mais do que um colaborador, recomendamos fortemente que você se inscreva como um Microempreendedor Individual.

Entretanto, é de extrema importância que você tenha sempre em mente que isso não pode ser um fator limitante do crescimento da sua empresa. Ou seja, você não pode abrir mão de crescer com o seu negócio por conta do medo de perder a sua condição de MEI.

Diante disso, por outro lado, se você prevê um crescimento exponencial do seu negócio em pouco tempo, não tenha medo de optar pelo Simples Nacional. Apesar de gastar mais com impostos, você não terá as limitações impostas pela legislação do MEI e terá mais liberdade para crescer com o seu negócio.

Autônomo ou Simples Nacional?

Outra dúvida cruel que recai à mente das pessoas é com relação ao empresário autônomo, será que é mais vantajoso permanecer nessa condição que abrir uma empresa no Simples Nacional? Bom, a resposta para essa pergunta é mais simples, entretanto, vamos conhecer as particularidades desse modelo de empreendedorismo. Continue lendo!

As desvantagens e limitações do profissional autônomo

Um dos pontos que mais precisam de atenção em se tratando de profissionais autônomos é a questão da tributação. A pessoa que atua dessa forma precisa ter em mente que ela é a responsável pelo recolhimento dos seus tributos incidentes sobre a renda e, portanto, a modalidade de apuração não seguirá a forma que as empresas fazem.

Ou seja, o indivíduo deverá pagar o seu tributo como pessoa física, o que pode ser inviável, dependendo do valor do faturamento do profissional. Só de imposto de renda, o autônomo pagará de 15% a 27,5%, além da contribuição com o INSS, que pode chegar a 20%.

Ou seja, no final das contas, o profissional autônomo pagará muito mais tributos que as empresas do Simples Nacional e até mesmo aquelas com um regime de tributação mais complexo e oneroso.

Além disso, as organizações evitam contratar profissionais autônomos. Isso ocorre por um princípio tributário chamado de Responsabilidade Solidária. Isso significa que, caso uma pessoa jurídica contrate um desses profissionais, ela ficará responsável pelo recolhimento dos 20% sobre o valor total do rendimento do autônomo, a título de contribuição com o INSS.

Ou seja, para elas é melhor fechar contratos com outras pessoas jurídicas, tendo em vista que esse tipo de custo é inexistente, além disso, é mais simples comprovar o vínculo contratual, bem como a contabilização dos pagamentos efetuados.

O pagamento do Imposto de Renda do autônomo, assim como das pessoas físicas, é realizado pelo carnê leão, devendo ser declarado anualmente na declaração de ajuste anual por parte do profissional.

Com relação à incidência do imposto de renda nesses casos, existe uma forma de reduzir o montante pago, no entanto, para que isso ocorra, o profissional autônomo deve preencher o seu livro caixa.

Basicamente, trata-se de um documento contendo todos os recebimentos e pagamentos efetuados no âmbito do negócio. Nesse caso, as despesas que ocorreram durante um ano podem ser utilizadas para reduzir a base de cálculo do imposto, fazendo com que o valor diminua.

Sobre o livro caixa, é importante mencionar um fundamento contábil aplicado a todos os tipos de empresa, mas que é ainda mais importante para os profissionais autônomos: o Princípio da Competência.

Trata-se, basicamente, de separar os ganhos e despesas do negócio com os pessoais. Ou seja, você não pode incluir no livro caixa despesas pessoais como contas de telefone, escola dos filhos, academia, compras de supermercado, entre outras.

Essa tentativa de reduzir o imposto de renda pode ser facilmente identificada pela Receita Federal que, além de obrigar o autônomo a recolher o tributo devido, também gerará multas, bloqueios e muita dor de cabeça para ele.

Ainda sobre as limitações e obrigações do profissional autônomo, ainda temos a contribuição para com o ISSQN. Nesse caso, algumas prefeituras oferecem o benefício fiscal da isenção, ou seja, não seria cobrado tal tributo.

Mas isso não é uma regra e nem todos os municípios oferecem tal vantagem. Portanto, além dos impostos mencionados até o momento, o profissional ainda pode ter que contribuir com cerca de 5% para a Prefeitura Municipal a título do pagamento desse imposto.

Por fim, podemos responder claramente a pergunta descrita no início deste tópico: abrir uma empresa ou atuar como autônomo? Bom, depois de tudo o que mostramos, a resposta parece bem simples. Obviamente, constituir um negócio será a melhor opção.

Entretanto, em vez de abrir uma empresa e ser optante pelo Simples Nacional, você pode constituir um Microempreendedor Individual, caso não exista alguns dos impedimentos que mencionamos. As diferenças entre autônomos e MEIs são muito grandes.

Além da carga tributária, consideravelmente menor, o MEI tem o benefício de possuir um CNPJ, colocando-o em uma posição de reconhecimento no mercado, podendo obter uma série de vantagens que são destinadas apenas para empresas legalmente constituídas.

Ou ainda, se não for possível constituir um MEI, o profissional pode optar pelo Simples Nacional. Mesmo que esse regime tenha uma carga maior, ainda é consideravelmente menos oneroso que permanecer como um autônomo.

Além disso, não podemos deixar de destacar as vantagens que esse regime de tributação proporciona, podendo ainda, abranger um grande lastro de faturamento até a retirada da empresa do Simples e opção por outros regimes mais abrangentes em termos de receitas e atividades que podem ser desenvolvidas.

Por fim, podemos afirmar que ser optante pelo Simples Nacional pode ser uma excelente saída para as empresas que ainda não estão em um nível muito elevado, mas que já passaram daquele período inicial em quem o faturamento é menor.

Gostou deste artigo? Conseguiu entender melhor as características do Simples Nacional? Que tal continuar aprendendo sobre assuntos importantes para o crescimento do seu negócio? Então, confira o artigo que preparamos para você, nele mostraremos como um software pode ajudar no controle financeiro da sua empresa.

O Autor
Vice-presidente no Asaas
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