Nos últimos anos, tenho acompanhado de perto como pequenos negócios lutam para dar conta de tudo: atender clientes em vários canais, manter as contas organizadas, fazer marketing, vender, entregar, resolver imprevistos.
Quando converso com empreendedores, quase sempre surge a mesma sensação: “parece que estou sempre correndo atrás”. E vejo que isso é, de certa forma,acho verdade. A rotina ficou mais acelerada, os clientes mais exigentes e o mercado mais competitivo.
Felizmente, também ficou mais acessível utilizar da inteligência artificial para pequenos negócios. Algo que, até pouco tempo atrás, parecia distante da realidade. Como CTO do Asaas, sempre aconselho otimizar a rotina com o uso da IA. E é isso que vou abordar neste conteúdo. Vamos lá?
Por que a IA se tornou tão relevante para quem empreende?
Vejo que a grande mudança não está apenas na tecnologia, mas em como ela chegou ao cotidiano. Antes, para usar IA, era preciso conhecimento técnico, investimento alto e equipes especializadas.
Hoje, em muitos casos, a IA está embutida nas ferramentas que já fazem parte da rotina de qualquer negócio, do atendimento ao financeiro. Ou até mesmo em uma simples pesquisa no Google.
Sou sempre a favor de otimizar processos. Aqui no Asaas, nossa equipe de tecnologia está sempre buscando formas de aprimorar sua rotina com o uso da IA. Outras áreas também são incentivadas a buscar formas de melhorar sua rotina da mesma forma.
E acredito que isso também vale para pequenas empresas. Afinal, no início, é comum não ter como investir em uma equipe robusta, e muitas demandas acabarem sobrando para você. E por que não aliviar o peso com ferramentas que podem refinar a sua rotina automatizando alguns passos?
Afinal, uma boa solução de IA não exige esforço para ser usada. Ela vai organizar, automatizar, sugerir, analisar e facilitar decisões.
Com essa ajuda extra, você consegue focar no que realmente faz diferença para o crescimento do seu negócio.
Gosto de pensar que a IA, para pequenos negócios, não é sobre substituir pessoas, e sim sobre devolver tempo para o empreendedor. Tempo para vender mais, para aperfeiçoar serviços, para pensar em estratégias, para respirar sem estar sempre apagando incêndios.
Quais são os principais desafios de pequenos empreendedores?
Ao longo dos anos, conversando com diversos de empreendedores, posso afirmar que alguns desafios se repetem independentemente do segmento, do tamanho da equipe ou da experiência de quem está à frente do negócio.
E é justamente nesses pontos que vejo como a tecnologia, especialmente a inteligência artificial, começa a destravar caminhos importantes.
Acredito que a IA só faz sentido quando resolve problemas reais. E, quando falamos em inteligência artificial para pequenos negócios, ela deve agir para melhorar a sua rotina.
O que quero dizer com isso? Alguns desafios podem ser resolvidos com o auxílio da tecnologia. Para citar alguns deles:
- Falta de tempo: a IA elimina tarefas repetitivas, reduz retrabalho e agiliza atividades que antes tomavam horas do seu dia, como preenchimento de planilhas, resumo de dados, etc.;
- Atendimento ao cliente sobrecarregado: se o seu negócio está expandindo, é comum aumentar a demanda de atendimento. Respostas automáticas e chatbots bem treinados absorvem parte desse trabalho;
- Vendas estagnadas: ferramentas inteligentes analisam comportamento dos seus clientes e auxiliam na definição de ações comerciais mais estratégicas;
- Financeiro desorganizado: a inteligência artificial te ajuda a categorizar, analisar e prever riscos, ajudando a manter tudo em ordem;
- Falta de estrutura: no começo do empreendimento, é comum que tarefas se acumulem. Mas, mesmo com poucos recursos, a IA ajuda o negócio a operar como uma empresa maior, sem precisar aumentar a equipe.
Isso apenas para citar alguns. Você já parou para pensar nos principais desafios da sua empresa hoje? Mas, mais que isso, em como o auxílio de alguma ferramenta externa pode melhorar a sua gestão financeira?
Sempre incentivo esse questionamento nas conversas que tenho com os donos de pequenos negócios. Existem muitas soluções que auxiliam no dia a dia. Vou falar mais delas a seguir.
Como usar a IA no dia a dia do pequeno negócio?
Embora você ainda tenha dúvidas sobre o uso da IA, ela já está presente em diversas situações do cotidiano. Talvez você só não perceba ou chame pelo nome certo.
Na prática, ela aparece em lugares simples, porém de alto impacto. Por exemplo, sabe aquela empresa que você chama no WhatsApp e te manda mensagem automática? Ou aquele sistema que sugere ações a fazer?
Ou, ainda, o preenchimento automático de uma planilha? Todos esses passos envolvem o uso de inteligência artificial. Mesmo que ela já esteja presente na sua rotina enquanto consumidor, você pode e deve implementá-la em seu negócio também.
A seguir, vou trazer algumas situações e usos que podem auxiliar o desenvolvimento do seu pequeno negócio, veja:
1. Automatização de fluxos que tomam o seu tempo
Grande parte da rotina empreendedora é repetição: responder dúvidas, enviar documentos, atualizar planilhas, confirmar informações, lembrar clientes de compromissos, acompanhar demandas.
Tudo isso pode ser automatizado com IA. E, embora pareça, automatizar esses processos não é complicado. Você pode criar fluxos que vão aprimorar o seu processo, de maneira personalizada às suas necessidades.
Hoje você pode criar um fluxo definindo que, se algo x acontecer, a IA precisa responder com y, w ou z. Por exemplo:
- Se um novo cliente preenche um formulário, a IA registra os dados, envia mensagem de boas-vindas e agenda o próximo passo.
- Se alguém atrasa o pagamento, a IA dispara um lembrete personalizado no melhor horário.
- Se chega uma dúvida no WhatsApp, a IA classifica a intenção e sugere a resposta mais adequada.
Esses fluxos tiram das suas mãos tarefas manuais e criam ritmo. Negócios pequenos passam a operar com a disciplina de empresas muito maiores, mesmo com equipes reduzidas.
2. Ganho de produtividade e redução de custos operacionais
Quando falo de produtividade, não estou falando em trabalhar mais. Estou falando em trabalhar melhor.
Ou seja, você terá mais assertividade nas ações que vai fazer, porque a inteligência artificial atuará como seu braço direito.
Além de garantir que a sua equipe tenha apoio e não se sobrecarregue, em casos que a contratação de mais pessoas não seja viável.
Nessa situação, uma inteligência artificial para pequenos negócios vai te ajudar a resumir informações que poderiam te tirar horas de organização. Por exemplo, em planilhas de análise de dados, em geração de relatórios, acompanhamento de fluxo de caixa.
Ainda, ela pode te ajudar a priorizar ações e identificar prioridades, sugerindo os próximos passos que você pode seguir. Nesse processo, ela também é importante para diminuir o retrabalho das ações, que podem ser causados pelos erros manuais.
Na prática, é como se você tivesse um assistente que te ajuda naquelas ações que ninguém vê, mas consome boa parte do seu tempo.
3. Possibilidade de escalar mantendo a organização da operação
É comum o empreendedor querer crescer, mas não ter estrutura para absorver o volume de mensagens, clientes e operações, de maneira geral.
E é justamente nessa questão que a IA cria a maior transformação. Com ela, você consegue atender mais pessoas, organizar demandas e prioridades, manter a qualidade do seu serviço.
Ela também é muito útil na estruturação de processos, para que você ou a sua equipe tenham mais facilidade na rotina, sem perder tempo com retrabalho.
Ou seja: você dobra a capacidade da sua operação, sem dobrar custos. A operação fica mais estável e preparada para aproveitar oportunidades sem travar.
4. Personalização em massa para pequenos negócios
Antigamente, personalizar significava escrever mensagem por mensagem, ou definir manualmente os fluxos de cada etapa da sua operação. Hoje, a IA consegue realizar isso em escala.
Ela entende o perfil de cada cliente, identifica padrões de comportamento e sugere abordagens específicas. Além de acompanhar as suas ações e sugerir formas de melhorar as etapas da sua operação.
Na prática, isso pode acontecer assim:
- A IA identifica clientes propensos a comprar novamente e sugere uma abordagem específica;
- Ela registra o histórico de cada pessoa e personaliza atendimentos futuros;
- Ela ajusta o tom das mensagens ao perfil do cliente (formal, direto, objetivo, acolhedor);
- Ela acompanha suas ações e prevê o resultado, ou sugere um caminho mais simples para realizar um processo específico;
- Ela realiza a comunicação com diversos sistemas automaticamente, por meio de integrações e plugins, e te devolve dados e respostas prontos.
Conheça os plugins e parceiros do Asaas.
5. Integração com os sistemas que você já usa
O maior erro na hora de usar IA é imaginar que você precisa construir tudo do zero. Na verdade, a IA funciona melhor quando se conecta às ferramentas que você já utiliza.
Por exemplo, no financeiro, ela analisa movimentações, categoriza entradas e saídas e identifica riscos antes que eles virem problemas.
Em outros sistemas que você pode utilizar, como o CRM, ela registra informações, atualiza conversas e coleta insights automaticamente.
Em sistema de cobranças, ela dispara lembretes no momento certo e ajuda a reduzir a inadimplência. Com sistemas ERP, ela faz o controle de estoque, prevendo tendências e te ajudando a manter a organização das informações.
E essa é uma das “magias” que vejo na IA para pequenas empresas. Uma vez que ela se integra naturalmente ao fluxo do seu negócio, ela passa a ser parte da operação.
Lembra que te contei anteriormente que aqui no Asaas, utilizamos a IA para melhorar nossos processos internos? Na produção de nossas funcionalidades, ela também está presente.
Recentemente, desenvolvemos o Ian, Inteligência Artificial para Negócios, que simplifica a gestão financeira da sua empresa, automatizando tarefas operacionais que estejam conectadas à sua conta Asaas, via WhatsApp.
Ele foi criado para ser um assistente financeiro, transformando seus dados em ações práticas e, futuramente, para oferecer recomendações e identificar oportunidades.
Abra a sua conta digital Asaas e comece a aprimorar seus processos com o Ian agora!
