Getting Things Done: Como o GTD pode otimizar sua rotina

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Todo mundo conhece alguém que parece capaz de fazer tudo: entregar tarefas no prazo, iniciar novos projetos, viajar, passar tempo com a família e ainda estar em dia com os últimos filmes e seriados. “Como essas pessoas conseguem?”, você se pergunta. Afinal, o dia tem 24 horas para todo mundo; a diferença está no método de usar o tempo.
Neste post você vai conhecer o GTD, ou Getting Things Done, apresentado no livro “A Arte de Fazer Acontecer”, do consultor americano David Allen. É um método internacionalmente famoso de administração do tempo para você otimizar sua rotina e alcançar os seus objetivos – tanto pessoais quanto profissionais.
Nesta época de virada do ano, uma resolução muito comum é: ser mais produtivo no ano que vem. Quer começar agora a aumentar a produtividade e fazer melhor uso do tempo, alcançando mais objetivos e aproveitando mais oportunidades? Acompanhe o post de hoje!

Esvazie sua mente

A ideia básica do método GTD é que é ruim ficar de cabeça cheia. O cérebro humano não foi feito para o “multi-tasking”, ou seja, fazer várias coisas ao mesmo tempo. Por isso, é bem melhor fazer uma coisa de cada vez e no contexto certo!
Pense nos filmes de ação: Logo antes de uma luta de boxe decisiva, o protagonista recebe uma notícia ruim. No ringue, fica pensando na notícia, nas pendências que deixou e em outras tarefas. Assim, acaba se desconcentrando e perdendo a luta. A lição tirada disso é que aprender a manter o foco é essencial para alcançar vitórias!
Lembre-se, também, que é melhor gastar o seu tempo produzindo do que constantemente reorganizando-se para trabalhar ou fazendo planejamentos de como (re)começar. Vale mais a pena gastar uma tarde só para fazer as compras da semana do que ir ao supermercado todos os dias, assim como é mais eficiente ir à gráfica e encomendar vários trabalhos de uma só vez do que fazer várias visitas, cada hora com um propósito diferente.

Aprenda os passos do GT

Todo método tem etapas, certo? O GTD tem cinco passos, os quais cumprem dois objetivos principais: tirar as tarefas e pendências da sua cabeça colocando-as no papel (lembre-se: ficar com a cabeça cheia é ruim) e nunca ter o mesmo pensamento duas vezes (a menos que você goste desse pensamento). Se algo ocorreu a você, bote no papel e logo ponha-se a fazer! O segundo objetivo dos passos é permitir que você enxergue com clareza tudo o que tem a fazer. Isto vai permitir que você encaixe as tarefas nos contextos certos.
Os cinco passos do método GTD são:
1. Capturar. Na sua agenda, bloquinho, flip-chart, quadro-negro, etc. capture tudo que pede sua atenção ou passa pela sua cabeça. Isso inclui relatórios a fazer, telefonemas, e-mails, encomendas, viagens a planejar, ingressos de shows e festas para comprar, livros que você quer ler, entre outros. Não esqueça nada, pois a ideia é tirar tudo que está na sua cabeça.
2. Esclarecer. Leia a sua lista item por item, mesmo que esteja bagunçada, perguntando-se se há alguma coisaa que pode ser feita a respeitoa. Se a resposta for negativa, então, arquivea lista ou jogua no lixo. Mas, se for positiva e demandar pouco tempo, faça imediatamente. Se você pode delegar alguma tarefa para outra pessoa, delegue imediatamente. Apenas em último caso – se a tarefa resistiu a todos esses testes – coloque-a numa lista de pendências.
3. Organizar. Se você chegou até aqui, parabéns! Significa que você conseguiu pôr no papel todas as pendências que estão em mente, já realizou todas as tarefas que levam pouco tempo, e descartou ou delegou várias outras. Só sobrou aquilo que você (e só você!) pode e realmente precisa fazer. Agora é hora de organizar.!
A variável mais importante é o contexto. Pense, por exemplo, em tarefas pessoais, como levar o terno à lavanderia e ir ao dentista. Elas só podem ser realizadas no mesmo contexto (no centro da cidade, fora da sua empresa e fora de casa, mas em horário comercial). A solução é agrupá-las para tentar fazer as duas no mesmo dia, quando puder sair do trabalho. Já a leitura de um livro pode ser agendada no contexto “viagem”: você usa o tempo de espera no aeroporto ou sentado no avião para ler. Se você tem vários telefonemas para fazer, agende-se para fazê-los um seguido do outro, na mesma manhã, sem interrupções. E assim por diante. Cada agrupamento de tarefas num mesmo contexto é garantia de melhor uso do seu tempo!
4. Refletir. Agora que as tarefas estão agrupadas por contexto, releia sua lista e veja o que pode ser feito agora (“em que contexto estou?”). A cada semana – ou a cada mudança de contexto – reveja sua lista e confira o que tem para fazer.
5. Enfrentar. Escolha uma ação e simplesmente faça. Todo o resto você já organizou: a partir de agora, é só uma tarefa por vez.

A melhor ferramenta para fazer mais em menos tempo

Muita gente não vive sem um aplicativo de produtividade no smartphone. Existem muitas ferramentas para agendar tarefas, enviar lembretes ou alertas, medir o progresso de metas, como poupar dinheiro e economizar peso, e assim por diante.
O GTD não é um aplicativo: é um método, uma filosofia. Cabe a você decidir com que ferramentas usá-lo. Talvez, você queira manter duas listas de tarefas: uma no computador de casa e outra no trabalho. Também há a alterntiva de anotar em uma agenda ou no seu smartphone. Cada pessoa desenvolve a rotina que acha mais confortável. O importante é tornar fácil executar duas coisas: 1) esvaziar sua mente de pendências e 2) revisar constantemente sua lista, conferindo se há alguma tarefa para ser feita naquele momento. O segredo mais importante é: não pense duas vezes a mesma coisa, ou seja, agende menos e faça mais.
E você? Também tem como meta neste ano ser mais produtivo? O que você está fazendo para aproveitar melhor o dia? Compartilhe sua dica com a gente nos comentários!
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