Ferramentas que auxiliam o microempreendedor

microempreendedorAtuar no mercado de trabalho por conta própria exige muita organização do microempreendedor. Por vezes, você vai se ver envolvido com diversas informações ao mesmo tempo e precisará gerenciá-las. Pode ser um cliente que liga para tirar uma dúvida, um e-mail que chega cobrando uma alteração urgente em um serviço, o contador que lhe avisa sobre o pagamento de impostos e emissão de nota fiscal, o advogado que precisa que revise um contrato. Além disso tudo, você ainda precisa gerenciar o fluxo de caixa para saber quanto dinheiro está recebendo.

Se perder nesse mar de compromissos e informações é muito fácil quando você não tem organização. Por isso listamos algumas ferramentas que podem ser muito úteis para microempreendedores.

Gerenciamento de tempo e de tarefas

Controlar o próprio tempo de trabalho é uma das tarefas mais difíceis para o microempreendedor. Muitas vezes alguns afazeres urgentes atropelam outras atividades que já estavam em andamento. Quando o volume de trabalho é grande, fica fácil esquecer alguma tarefa pra trás. Portanto, é preciso utilizar um método que lhe ajude a organizar seu tempo, de modo que seja possível atender todas as suas demandas sem perder nenhuma delas.

Getting Things Done (GTD) é um bom método para você gerenciar seu tempo e suas tarefas. Ele estabelece, basicamente, quatro etapas:

  • Coleta: Primeiro você faz uma lista de todas as tarefas pendentes. Isso pode demorar um pouco na primeira vez, contudo, a tendência é a de que essa etapa se torne algo bem simples com o tempo.

  • Processamento: Uma vez com a lista em mãos, você define quais tarefas podem ser arquivadas, quais precisam ser executadas agora, quais podem ser executadas mais tarde.

  • Ação: Aqui é onde você irá executar suas tarefas, uma de cada vez.

  • Revisão: É a etapa onde você revisa todo o processo e atualiza suas listas de pendências e próximas tarefas a serem executadas.

O GTD pode parecer um pouco complexo no início, mas ele fica mais fácil de utilizar com o tempo. Certamente é um método que vai lhe conferir melhor desempenho.

Automatização de pagamentos

Ao fazer um bom trabalho, sua empresa será recomendada e você conseguirá mais clientes. Para que o crescimento não atrapalhe o seu desempenho, é preciso ter uma boa ferramenta de cobrança. Cada um dos seus clientes possui um status diferente. Há os que pagam em dia, os que cancelaram o serviço, os que contrataram mais serviços e os que estão com pagamentos atrasados. Gerenciar isso pode dar certo trabalho, especialmente quando sua empresa atua com uma carteira muito grande de clientes.

Ferramentas de automatização de pagamentos são a solução para esse tipo de problema. Com elas, você pode gerenciar facilmente seus clientes mantendo o seu Customer Relationship Management (CRM) atualizado.

Além disso, a automatização das cobranças e recebimentos ajuda a manter clientes pois cada um tem suas próprias preferências. Há quem goste de pagar com o cartão de crédito, há os que preferem parcelar e há os que optam pagar à vista no boleto. Oferecer os mais diversos tipos de pagamento é importante para que nenhum deles desista do negócio.

Gestão de Relacionamento com o Cliente: o CRM

O CRM é uma das ferramentas mais importantes para o microempreendedor. Ela permite a prestação de serviços customizados para cada cliente, pois gerencia todo o relacionamento dele com a sua empresa. Com o CRM você se torna capaz de oferecer vantagens para clientes que realmente continuarão utilizando seu produto ou serviço.

Alguns softwares de CRM são bem caros. Contudo, existem serviços online de CRM a preços acessíveis ao microempreendedor.

Fluxo de caixa

Quanto dinheiro você irá receber nos próximos 15 dias? Qual foi a sua despesa com impostos durante o ano? Quais fornecedores você ainda precisa pagar? O lucro líquido desse ano foi maior ou menor do que o ano anterior? A resposta para todas essas perguntas está em um só lugar: no fluxo de caixa.

É vital ao microempreendedor saber como anda o fluxo de dinheiro dentro da empresa. Além de gerenciar o dinheiro que entra, o fluxo de caixa é ideal para identificar padrões e fazer previsões orçamentárias.

A rotina do microempreendedor não precisa ser complicada. Para que você utilize o tempo nas tarefas realmente importantes, aprenda a lidar com cada atividade, otimizando os processos com ferramentas

simples.

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