Seja por falta de organização ou conhecimento, as empresas podem enfrentar problemas com as finanças. Essa é uma situação comum, principalmente entre os empreendedores iniciantes.
Cuidar do fluxo de caixa é essencial para manter as contas em dia e planejar o futuro com segurança. Apesar de muita gente achar que esse processo precisa ser extremamente complexo e difícil, começar com o básico já é um primeiro passo que pode fazer toda a diferença.
Nas próximas linhas, explicaremos o que é fluxo de caixa, seus benefícios e como criar o seu. Confira passo a passo de como acompanhar as finanças do seu negócio de forma simples.
O que é fluxo de caixa?
O fluxo de caixa, em termos simples, é o registro das entradas e saídas de dinheiro de um negócio em determinado período. Ou seja, é uma lista de todos os pagamentos e recebimentos em um intervalo de tempo, que pode ser diário, semanal, quinzenal, mensal, trimestral, semestral e/ou anual.
Ferramenta para empreendedores, através dele, o empreendedor consegue ter um panorama de como está a saúde financeira da empresa e identificar quais ações precisam ser tomadas para garantir a sustentabilidade do negócio.
Quais são os 4 itens principais de um fluxo de caixa?
O fluxo de caixa terá, durante a organização, alguns elementos essenciais, que vão além de somente anotar os recebimentos:
- Saldo inicial: valor disponível no início do período;
- Entradas: valores que a empresa recebeu no período;
- Saídas: valores que a empresa gastou no período;
- Saldo final: diferença entre o total de entradas e saídas ao fim do período.
Esses elementos são normalmente consultados a partir de uma planilha ou sistema de controle de caixa, facilitando o acompanhamento dos resultados. Também costumamos chamar esse conjunto de dados de Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC).
Quais são os benefícios do sistema de fluxo de caixa?
Seja em negócios grandes ou pequenos, toda empresa precisa fazer a gestão de fluxo de caixa mensal. Conhecimento é poder, então ter todas as informações sobre a saúde financeira da sua empresa é essencial para ter um negócio de sucesso.
O controle de fluxo de caixa traz inúmeras vantagens para sua rotina empresarial. A partir dele, é possível criar metas para sua organização, alinhando todos os setores em um mesmo fluxo de objetivos.
Ter previsibilidade de receitas para cobrir gastos
A partir do controle de gastos e créditos, é possível ter a previsibilidade de receita e projetar como estará a empresa dali a um mês, um semestre ou um ano.
Ou seja, o domínio do fluxo de caixa permite estar um passo à frente para tomar decisões e corrigir rotas no caminho do seu negócio. Isso significa ter mais segurança nas suas operações e mais eficiência para sua gestão.
A partir dessa previsibilidade é possível optar por investir os recursos de forma mais inteligente e coerente com as necessidades da empresa.
Antecipar decisões quanto há falta ou sobra de receita
A previsibilidade financeira permite o entendimento do fluxo de entrada de dinheiro da empresa está acontecendo conforme planejado. Com essa informação, é possível realizar ajustes na forma de gerenciar gastos internos ou aumentar o investimento em áreas de necessidade.
Acompanhar o fluxo de caixa permite o processo de tomada de decisões certeiras em relação à gestão do seu saldo financeiro. Essa antecipação é importante porque, em média, 38% das empresas brasileiras fecham antes de completarem 5 anos, segundo o Sebrae.
Com a organização, é possível sustentar o fluxo de caixa e o capital de giro da empresa por ainda mais tempo, visando a sobrevivência a longo prazo.
Ter subsídios para ajustar o preço de venda
Se houve lucro advindo das vendas ao compreender as movimentações do fluxo de caixa, fica mais fácil realizar o ajuste de precificação de produtos.
Assim, a empresa pode otimizar as vendas de produtos menos procurados ou subir o valor de um produto com bastante saída, visando o aumento dos lucros.
Saber quando realizar promoções e liquidações
Com análises eficientes do fluxo de caixa é possível compreender melhor quais são os produtos são mais atraentes para os clientes. Ou, por outro lado, quais precisam de melhores estratégias para vender.
Da mesma forma, se existem produtos com baixa saída, é possível programar liquidações, promoções ou estratégias para vender mais.
Segurança na tomada de decisão
Toda ação tomada na empresa demanda preparação. Se a intenção é colocar um novo produto à venda, fechar parcerias ou até realizar ações de marketing, o gestor precisa estar atento. O mercado deve ser estudado, bem como as intenções dos clientes e, claro, a capacidade financeira da organização.
O fluxo de caixa deixa mais claro onde é preciso reduzir custos e onde é preciso gastar mais. Portanto, esse controle preciso das finanças permite que o empreendedor possa se antecipar, por meio de informações que embasem o processo de tomada de decisão.
Sem um estudo de suas capacidades e limitações, o empreendedor pode se exceder e decidir sem o embasamento adequado. O resultado pode ser um projeto com grandes chances de fracassar e comprometer suas finanças.
Quais são os principais erros de fluxo de caixa?
Existem alguns erros comuns de empresas que não possuem ou estão começando a criar o fluxo de caixa empresarial. Afinal, ao iniciar o processo de estruturação das finanças, é comum se perder ou falhar na organização.
No entanto, separamos algumas dicas de erros para serem evitados na criação e manutenção do sistema de caixa empresarial:
- Não separar as finanças pessoais e empresariais: um dos erros financeiros mais comuns nas empresas é misturar o orçamento empresarial com as contas pessoais. É fundamental também fixar um valor de pró-labore para que o dinheiro em caixa possibilite a gestão de pagamento das contas da empresa;
- Não atualizar o movimento de caixa diariamente: quando o empreendedor não atualiza o fluxo de caixa com frequência, pode acontecer de esquecer gastos e ter divergência de informações;
- Não categorizar as contas da empresa: ao classificar as contas, o empreendedor entende melhor como os gastos e as despesas estão divididos e, assim, tem um controle mais de perto sobre as finanças da empresa;
- Não manter uma reserva financeira: para manter um fluxo de caixa saudável, é preciso ter um fundo de emergência. Ele é ser muito importante, principalmente em situações de imprevistos.
Após entender o que não fazer no fluxo de caixa, é fundamental aprender como fazer o seu fluxo de caixa.
Como fazer o fluxo de caixa?
O processo de criar e realizar o fluxo de caixa é tão importante quanto o controle e a gestão. Afinal, com uma organização bem estruturada, a manutenção dos dados e informações fica mais fácil.
Apesar de parecer um processo complicado, criar esse fluxo é essencial para a manutenção da gestão financeira da empresa. Assim, separamos algumas dicas para colocar em prática na empresa:
1. Registre todas as movimentações financeiras
Para iniciar o fluxo de caixa, é importante anotar todas as movimentações financeiras que a empresa realiza, diariamente. Isso inclui todos os valores, dos mais baixos aos mais altos. Uma planilha financeira pode ser uma boa escolha para essa organização.
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Neste processo, é essencial trazer:
- Despesas fixas e variáveis;
- Receitas do mês inteiro, inclusive previstas;
- Organizar um fundo de emergência, anotando o depósito dos valores.
Além disso, é essencial que as informações adicionadas sejam organizadas e, principalmente, categorizadas.
Isso auxilia na criação de estratégias para economizar dinheiro, ou, ainda, para realocar recursos para outros setores da empresa.
2. Acompanhe o fluxo de caixa diariamente
Para ter um fluxo de caixa saudável é necessário fazer acompanhamento constante. Ou seja, é essencial conferir as informações com frequência, evitando que o responsável confira os dados apenas no lançamento.
Além disso, quando há o acompanhamento diário, o controle é mais real, evitando possíveis esquecimentos de gastos ou entradas. Assim, nenhum dado importante para a análise fica de fora.
3. Tenha um planejamento financeiro
Com todas as informações do caixa empresarial, é possível coletar as informações para a criação de um planejamento financeiro empresarial. Isso quer dizer que, ao compreender quais são os padrões da empresa, é possível projetar.
Após alguns meses, há como prever algumas informações futuras. Ou seja, ao entender momentos de baixa e de alta, a empresa consegue organizar o caixa para se preparar para momentos iguais.
4. Use um sistema de fluxo de caixa para gestão
Embora as planilhas financeiras sejam bastante úteis para começar a organização do caixa empresarial, a depender do tamanho e do fluxo de gastos, o preenchimento manual das informações pode acabar se tornando um trabalho extenso.
Por isso, um sistema de gestão financeira pode tornar o processo de organização mais fácil e eficiente.
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