Entenda como funciona o certificado digital para MEI

 

Ser um microempreendedor individual exige certo conhecimento administrativo e burocrático, mas nem sempre é fácil entender as exigências da lei para atuação nos vários setores empresariais. Um dos principais pontos de dificuldade na compreensão é sobre a obrigatoriedade ou não do certificado digital para MEI.

A dúvida é válida, pois, dependendo da natureza do trabalho, a nota fiscal eletrônica é necessária. Então, o certificado digital é essencial para garantir a validade e a integridade dessa nota. No entanto, a lei não é tão clara sobre esse assunto e pode gerar confusões e até mesmo prejuízos para os microempresários.

Quer esclarecer essa situação e ter certeza de que seu microempreendimento está dentro da lei? Confira, no artigo de hoje, quem realmente precisa do certificado digital e como ele funciona!

É necessário que o MEI tenha certificado digital?

De forma geral, os microempreendedores que emitem Nota Fiscal eletrônica apenas para pessoas físicas não precisam ter o documento, já que ele é voltado apenas para notas emitidas a pessoas jurídicas. Então, se esse for o seu caso, não se preocupe.

Já no caso de emissão para pessoas jurídicas, como foi dito, a lei que trata sobre a certificação digital não é cem por cento clara sobre a sua obrigatoriedade.

Primeiramente, o Comitê Gestor do Simples Nacional, na Resolução 94, afirma categoricamente que o MEI não precisa usar o Certificado Digital para obrigações principais ou acessórias, incluindo o recolhimento do FGTS. No entanto, o mesmo texto traz um trecho explicitando a exigência de “códigos de acesso” para cumprir as referidas obrigações.

Quando buscamos esse assunto na seção de dúvidas do Portal do Empreendedor, nos deparamos com a explicação de que o MEI precisa ter o certificado digital se emite nota fiscal eletrônica para pessoa jurídica e se necessitar dela para cumprir as legislações tributárias municipais ou estaduais.

Em outras palavras, em geral o certificado não é obrigatório, mas alguns tipos de MEI precisam contar com a ferramenta para executar seu trabalho de forma legal, dependendo do local em que atuam. Por isso, vale checar a legislação da sua cidade e do seu estado sobre a necessidade de fazer um.

Por que é importante ter a certificação?

Embora não seja obrigatório, ter a certificação digital é uma vantagem para a microempresa individual. Com esse documento eletrônico, o MEI pode emitir notas fiscais eletrônicas de maneira mais segura, sabendo que não haverá violações e alterações no seu conteúdo.

A Nota Fiscal eletrônica é cada vez mais utilizada pelas empresas por economizar papel, tempo, centralizar informações e facilitar a organização e o armazenamento — afinal, é um arquivo totalmente digital. No entanto, a NF-e precisa do certificado para ter suas informações validadas.

Um benefício extra é que a certificação cria um canal de comunicação com a Receita Federal, o que ajuda o empresário a recuperar dados, estar atualizado nas questões tributárias, consultar informações e outras coisas.

Em qual situação um MEI precisa do certificado?

A exigência do certificado digital se dá nas situações em que o MEI precisa emitir as seguintes notas fiscais: NF-e e NFC-e. Por serem criadas em meio digital, elas precisam ter a sua autenticidade comprovada.

A NF-e Avulsa pode substituí-las e não precisa do certificado. Porém, há a desvantagem de ter que solicitar a nota na Secretaria da Fazenda do seu município. A emissão é gratuita, mas quem precisa emitir notas com frequência pode preferir ter seu próprio certificado para facilitar o dia a dia.

Uma situação que também costuma exigir a certificação é quando o MEI envia produtos para outro estado. Se a nota emitida não tiver sua autenticidade comprovada, as mercadorias podem ser apreendidas e a empresa multada. Há relatos de perda de carga em transportes interestaduais até mesmo quando o cliente é pessoa física — por isso, fique de olho.

Como obter um certificado digital?

Se a sua empresa precisa obter o certificado ou tem uma atividade que justifica sua obtenção, chegou a hora de comprar o seu certificado. Primeiramente, é preciso reunir a seguinte documentação:

  • ato constitutivo da empresa, registrado no órgão competente;
  • comprovante de inscrição e Situação Cadastral impresso no dia da validação.

Para o caso específico do microempreendedor individual, é aceito o Certificado do MEI – CCMEI como ato constitutivo. As demais empresas que não se enquadram nessa categoria precisam apresentar também a Ata de eleição, utilizada quando os sócios ou a diretoria da empresa são eleitos em Ato separado.

Com o MEI não tem sócios, ele está dispensado de apresentar esse documento. Com isso em mãos, o empresário deverá procurar uma autoridade certificadora (AC) registrada na ICP-Brasil, instituição ligada ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação e homologada pela Receita Federal. Clique aqui para ver a lista de autoridades licenciadas.

Essa fase do processo é feita via internet, mas o documento precisa ser validado fisicamente antes de ser utilizado. Assim, é realizado o agendamento para que o MEI se apresente com os documentos para realizar a confirmação do pedido. Só então a autoridade certificadora informará ao empreendedor sobre o download e a utilização do documento.

Quais são os cuidados necessários ao solicitar o documento?

Quando o MEI fizer o pedido do certificado digital à autoridade, ele deverá escolher o modelo, que costuma variar de acordo com a forma de armazenamento e a data de validade do certificado. Normalmente, ele é disponibilizado como token, pen drive, cartão magnético e até mesmo como um simples arquivo digital.

Antes de escolher o seu, observe os custos e a forma de pagamento. Veja, principalmente, se o modelo escolhido é compatível com o seu sistema de emissão de notas fiscais, pois essa atitude simples pode evitar várias dores de cabeça.

Nem todo MEI precisa adquirir o certificado digital, mas existem situações em que ele é imprescindível para garantir o crescimento do negócio. Nesses momentos, entender a lei e saber como solicitar o documento de forma segura confiável pode fazer toda a diferença.

Também não se esqueça de que a legislação pode mudar de acordo com a localidade em que o MEI atua. Por isso, verifique com contadores ou advogados tributários da sua região se há ou não a necessidade de adquirir o certificado para atuar na sua área.

Agora que você já sabe tudo sobre a ausência de obrigatoriedade de certificado para o MEI, leia algumas histórias de sucesso de empreendedores para inspirar o crescimento da sua empresa!

O Autor
Vice-presidente no Asaas
Gerar boleto

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