8 erros comuns na emissão de notas que você deve evitar

Por Diego Contezini
30 de outubro, 2020

A emissão de notas fiscais é algo cotidiano em todas as empresas. Mas infelizmente a falta de padronização e dos devidos cuidados gera inúmeros erros que podem comprometer seriamente a organização financeira da empresa e até gerar problemas legais.

Normalmente, esses erros acontecem pela falta de conhecimento e até mesmo por não saber que ele está acontecendo. Por isso, é fundamental saber como o processo de emissão funciona para evitar dor de cabeça no futuro.

Levando isso em consideração, reunimos os 8 principais erros que devem ser evitados na hora de emitir notas fiscais. Vamos conhecer quais são eles? Se preferir, use o índice abaixo para ir direto ao tópico de seu interesse:

Conteúdo

1. Deixar de emitir nota fiscal

O principal erro de todos e que jamais deve ser cometido é não emitir notas fiscais. É um problema relativamente comum, seja por descaso, seja por achar que isso não gera problemas.

Infelizmente, não é um erro simples, pelo contrário, é uma questão grave e que pode gerar problemas fiscais e legais para o negócio. Cabe dizer que o empreendedor classificado como MEI não precisa emitir nota caso venda para pessoa física, sendo essa a única exceção prevista em lei.

2. Confundir os diferentes tipos de nota

Outro erro comum é confundir os tipos de nota fiscal, por isso é importante investir no conhecimento e assim estar apto a lidar melhor com a burocracia. Veja abaixo quais são os três principais tipos existentes:

  • NFS-e: a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica é direcionada à prestação de serviço. Esse é o tipo de nota que deve ser emitida no mercado digital. É um documento da esfera municipal, o que faz com que as regras mudem conforme a localidade;
  • NFC-e: a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica substitui o cupom fiscal eletrônico, sendo utilizada no varejo nacional. Vale dizer que esse documento é emitido em caráter estadual, então as normas podem mudar conforme a Secretaria da Fazenda;
  • NF-e: a Nota Fiscal de Produto Eletrônica é emitida na venda de produtos físicos, até mesmo quando eles são vendidos pela internet (livro, por exemplo).

3. Errar na escolha do certificado digital

O certificado digital é o documento que identifica uma empresa para os órgãos públicos. Ele também possibilita assinar diversos documentos, inclusive notas fiscais. Escolher o tipo de certificado ideal exige cuidado, tornando necessária uma análise detalhada de cada modelo para selecionar o mais indicado para o seu negócio.

O primeiro certificado é o A1, em via digital, e que precisa ser instalado para emitir nota fiscal eletrônica. Ele possibilita automatizar notas fiscais e gera bastante praticidade no dia a dia.

O outro certificado, o A3, é físico como um token ou pendrive, que precisa ser conectado no computador. Ele não é tão prático porque deve ser carregado sempre que precisar conectar em outra máquina que não seja a utilizada comumente na emissão.

4. Não saber a diferença entre DANFE e nota fiscal

Muitas vezes, quando compramos algum produto pela internet, recebemos um documento chamado DANFE. Essa é a sigla para Documento Auxiliar de Nota Fiscal e ele não tem nenhuma validade jurídica.

Por isso, ele é tão diferente da nota fiscal eletrônica, que não só tem validade legal como emissão obrigatória. Uma boa forma de ver a diferença é que a nota fiscal eletrônica tem uma “chave” composta de 44 dígitos que possibilita sua consulta.

Nessa consulta, é possível baixar o arquivo XML da nota, o qual deve ser armazenado por 5 anos, além do ano vigente.

5. Preencher as informações incorretamente

Outro erro cometido com frequência é o preenchimento incorreto das informações das notas fiscais. E aqui há uma série de falhas que podem acontecer desde a data da emissão até informações do produto e do comprador.

Uma nota errada deve ser cancelada e substituída por uma com informações corretas, só que nem sempre isso acontece. Há, inclusive, ocasiões em que o problema nem é percebido na hora.

Por isso, é importante ter meios de preencher essas informações de maneira segura, visando evitar grandes problemas futuros. Um grande exemplo é a automação de notas fiscais, que torna esse processo mais inteligente e garante a segurança necessária.

6. Não armazenar as notas fiscais

Conforme já mencionado no texto, é importante guardar todas as notas fiscais emitidas por 5 anos mais o ano vigente. Isso serve tanto para fins de fiscalização como também para provas em possíveis demandas jurídicas e fiscais.

Considere a seguinte situação: imagine que a sua empresa recebe uma fiscalização e você não tem as notas guardadas. Nesse caso, muito provavelmente ela seria autuada.

Agora imagine a segurança de receber a fiscalização e ter todas as notas devidamente armazenadas. Aí a situação muda de figura, pois, além de cumprir os requisitos legais, você fica livre de qualquer tipo de multa

7. Não treinar sua equipe para emitir notas

O preenchimento de notas precisa ser feito de maneira detalhada, o que exige muito cuidado. Por isso, é tão importante orientar a sua equipe para a importância dessa tarefa.

Quando há um emissor automático de notas é preciso demonstrar para a equipe como ele funciona, de forma que todos entendam perfeitamente como o processo é realizado.

8. Não contar com ajuda na emissão de notas

Plataformas ou softwares que emitem notas fiscais são uma grande pedida tanto para a segurança como para a agilidade do processo. 

Por meio deles, é possível automatizar essa ação e gastar menos tempo na hora de emitir, além de evitar diversos tipos de erros. Com tantos benefícios, fica fácil perceber que é um excelente tipo de investimento a ser feito.

Cabe dizer que há plataformas específicas que unificam diversos serviços como geração de boletos, envio de comprovantes e emissão de notas, sendo assim multifunção e contribuindo ainda mais para a produtividade do seu negócio.

Agora que você conheceu esses 8 erros comuns, sabe a importância de evitar que eles aconteçam e assim ter uma rotina mais segura no que diz respeito à emissão de notas. A organização e o conhecimento são fundamentais na hora de equilibrar esse cotidiano.

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