Automação de processos: use a tecnologia a favor da sua empresa

Já imaginou como seria sua vida sem todos os recursos que utiliza para facilitar as tarefas do dia a dia? Difícil, certo? Embora pareça algo evidente, muitos empreendedores ainda têm dúvidas sobre como inovar e implementar a automatização de processos.

Nesse sentido, contar com artifícios que contribuem para ganhar mais tempo e administrar melhor a rotina é indispensável. Para tanto, a tecnologia é importante e oferece possibilidades para otimizar os processos da sua empresa, melhorando os resultados.

Mas, afinal, como a automatização de processos contribui para o crescimento de um negócio? Realizar atividades de forma automática tem se mostrado cada vez mais necessário para as empresas. Pensando nisso, confira neste post o que é a automação de processos, suas vantagens e como ter sucesso ao implementá-la.

Afinal, o que é a automação de processos?

A gestão interna de uma empresa é decisiva para o sucesso e tem influência direta nos resultados e nas receitas. Sendo assim, contar com uma gestão moderna e inteligente é um grande diferencial para se destacar no mercado e, para tanto, a tecnologia é uma aliada.

De modo geral, a automação consiste em utilizar a tecnologia para realizar tarefas repetitivas e operacionais com mais agilidade, segurança e precisão. Você delega para a máquina os serviços mecânicos e sobra mais tempo para pensar estrategicamente em outras ações.

Sendo assim, automatizar os processos é uma alternativa para inovar, otimizar o tempo e ter foco em questões prioritárias, de acordo com os objetivos – o que facilita o aproveitamento das melhores oportunidades e o investimento em melhorias para impulsionar o negócio.

Como a automação de processos pode ajudar o negócio a crescer?

Por menor que seja o porte da empresa, e independentemente do segmento em que atua, é fundamental que ela conte com alguns recursos tecnológicos para realizar suas atividades de forma eficaz, organizada e otimizada.

Uma das vantagens da automação é, inclusive, direcionar as tarefas burocráticas para que os softwares possam fazer. Assim, é possível realocar os funcionários para ações mais estratégicas e que exigem planejamentos consistentes, elaborados com foco no crescimento da companhia.

Além desses fatores, veja como esse recurso pode ajudá-lo:

Padroniza os processos

Ao delegar as atividades para que sejam feitas de maneira automática, a sua empresa tende a cometer menos erros. Isso acontece porque o sistema é programado para fazer as tarefas de forma mecânica e isso evita que ocorram falhas humanas. Assim, a padronização garante a eficácia e a qualidade do processo.

A geração de notas fiscais e dos demais documentos necessários para o funcionamento do seu negócio são alguns exemplos de tarefas que podem ser realizadas de forma automatizada.

Além disso, quando uma atividade é feita de maneira única, menores são as chances de os colaboradores — intencionalmente ou não — adaptarem as funcionalidades, características e normas que devem ser padrão da empresa.

Aumenta a produtividade interna

Quando as tarefas são realizadas de modo mecânico, gasta-se menos tempo para fazer mais atividades (e as mesmas atividades) e com o mesmo número de integrantes em uma equipe.

Neste caso, as máquinas conseguem ser ainda mais ágeis que o colaborador, por isso, a empresa acaba ganhando mais tempo para produzir ainda mais e de maneira consistente, ou seja, eliminando desperdícios e erros que comprometem a qualidade.

Diminui custos

Quase toda empresa se preocupa em reduzir custos internos e um dos principais benefícios em relação à automação de atividades se dá pelo fato de haver menos erros e falhas humanas, assim, gasta-se menos material e tempo do colaborador.

Outro ponto importante é que, muitas vezes, um mesmo sistema pode realizar diversas atividades de forma independente e isso contribui para que os gastos com programas ou softwares para a executar outras tarefas não sejam necessários.

Por exemplo, uma ferramenta que emite notas, boletos e faz a gestão de crédito e cobranças otimiza o trabalho e reduz custos. Assim, além de reduzir custos, é possível ter agilidade e evitar abordagens desagradáveis com os clientes.

Garante mais segurança

A tecnologia promove a segurança da informação, afinal, quando as atividades são feitas de forma manual, podem não contar com essa proteção a mais. Tanto os dados sigilosos da empresa quanto dos colaboradores podem ser preservados na nuvem quando um processo é automatizado e isso contribui para que poucas pessoas tenham acesso às informações que precisam estar seguras.

Este é um ponto muito importante a ser avaliado pela companhia, pois evita que funcionários que tenham más intenções usufruam de dados contra a empresa ou os colegas de trabalho. 

Do mesmo modo, quando o sistema é elaborado com tecnologia de ponta e tem proteção, é possível que a empresa se resguarde contra hackers que possam tentar invadir o programa e acessar conteúdos importantes.

Auxilia na tomada de decisões

Ao desempenhar menos as ações burocráticas, os empreendedores também contam com mais tempo para tomar decisões que precisam de estratégia e planejamento. Nesse caso, o empreendedor ainda poderá utilizar as ferramentas que apresentam dados e informações essenciais para produzir relatórios e definir métricas na companhia.

Como exemplo, imagine que um empreendedor tenha a sensação de que está vendendo bastante determinado produto. Porém, ao gerar um relatório de notas e analisar os dados, ele vai poder acompanhar se, efetivamente, aquele item está tendo uma boa saída ou não.

A partir disso, ele vai conseguir pensar em estratégias que podem alavancar o negócio, com o respaldo de números concretos e não por suposições.

Como começar a automatizar e escolher a solução certa?

Para implementar a automatização no seu negócio, é preciso entender que, para garantir a eficácia do processo, é necessário ter cuidados importantes. Antes de qualquer investimento, reúna a equipe, estude bem os seus processos e considere os seguintes fatores:

• ter um bom planejamento;
• apostar em tecnologias específicas e que permitam a integração de sistemas;
• determinar e controlar o fluxo de trabalho;
• distribuir as tarefas;
• realizar o monitoramento e utilizar dados sempre que possível.

Apostar na automação requer uma análise estratégica do negócio — e, talvez, até do segmento — e, para isso, podem ser necessárias várias etapas até conseguir a estrutura ideal.

Porém, vale ressaltar que o primeiro passo é organizar, mapear e gerir as atividades realizadas pela companhia, com o objetivo de identificar as lacunas existentes e quais ações, entre as que apresentarem deficiências ou oportunidades de melhoria, poderão ser automatizadas.

Somente após esses procedimentos é que vai ser possível escolher a solução certa para a empresa, que seja eficiente e contribua para ter facilidades. Ou seja, é um processo bem planejado e pensado considerando as particularidades do negócio.

Além disso, entenda que, por meio da automação de processos, um sistema de dados coleta informações, identifica padrões e aponta tendências que podem (e devem) ser aplicadas pelos empreendedores para identificar os gargalos e as oportunidades de atuação.

Por isso, não deixe de apostar nesse recurso para alavancar o seu negócio!

Quais as vantagens da automação de processos?

A automatização de processos é uma grande aliada para facilitar a gestão e atividades internas de uma empresa. Sobretudo, contar com uma automatização bem estruturada proporciona benefícios importantes, como:

• otimiza as tarefas e processos produtivos;
• facilita o monitoramento de dados;
• permite a rastreabilidade dos processos;
• aumenta a qualidade dos serviços e produtos;
• padroniza tarefas para evitar erros;
• maior agilidade nas tarefas;
• melhor gestão do tempo;
• aumento da produtividade;
• redução de custos;
• facilita a tomada de decisões;
• informações centralizadas;
• ganho de competitividade.

Os benefícios proporcionados pela automatização de processos demonstram a importância dessa modernidade para uma empresa. Com um mercado repleto de disputas acirradas, contar com a automatização é um grande diferencial.

Quais processos podem ser automatizados?

As atividades das empresas são diversificadas, compostas por setores operacionais, gerenciais e financeiros. Dessa forma, as possibilidades para inserir a tecnologia e automatização são muitas e devem ser analisadas com atenção pelos gestores.

Nesse contexto, você tem possibilidades para automatizar tarefas gerenciais, como o levantamento e controle de indicadores, as atividades operacionais, com recursos que auxiliam a elevar a produtividade e a qualidade, e também no departamento financeiro.

Exemplo disso, é a automatização de processos de cobrança e recebimento, que consiste em atividades imprescindíveis para a empresa. Para tanto, o Asaas oferece a melhor solução, pois permite a gestão de cobranças, pagamentos, antecipação de recebíveis e emissão de notas fiscais.

Além disso, todas as informações são centralizadas, para ter uma visão abrangente sobre os processos e tomar decisões com eficiência. É a melhor forma para automatizar processos importantes, com relação direta com as receitas.

Como você pode notar neste artigo, a automatização de processos é indispensável para qualquer negócio que deseja aperfeiçoar atividades e crescer no mercado. Afinal, conduzir tarefas internas com excelência é o pilar para promover a satisfação dos clientes e aproveitar melhor as oportunidades.

Gostou do post? Agora que você já sabe que a automatização de processos é um dos fatores mais importantes dentro de uma empresa, o que acha de ler outro conteúdo relevante? Veja agora mesmo dicas de como melhorar seu poder de decisão!