5 dicas para fazer um excelente planejamento de compras

O planejamento de compras é indispensável para garantir que insumos e mercadorias para revenda não faltem. Afinal, trata-se da antecipação dos meios necessários para garantir que as engrenagens de uma empresa continuem em movimento.

A gestão, de um modo geral, é extremamente importante porque também serve como recurso para melhorar a fluidez de processos entre setores que atuam em sinergia. Como veremos, é o caso do estoque e de compras, entre os quais existe uma forte relação de interdependência.

Uma má gestão nas compras, portanto, compromete o fluxo operacional na medida em que prejudica, “por tabela”, a comunicação, ou seja, os profissionais envolvidos tendem a ficar perdidos, sem saber o que, como e quando fazer. 

Neste post, veremos 5 dicas de como estruturar as compras e, assim, obter resultados acima da média nos seus negócios. Acompanhe!

1. Seleção e gestão de fornecedores-chave

Seja na prestação de serviços ou nas vendas por atacado e varejo, é fato que todo negócio depende do bom relacionamento com seus fornecedores. Afinal, são eles que, ao longo do tempo, garantirão que sua empresa contará com as matérias-primas e/ou produtos para revenda. Por esses motivos, a escolha deve ser feita com bastante critério. Devem ser considerados fatores como:

  • reputação — o fornecedor tem credibilidade no mercado e transmite confiança;
  • preços — na forma de uma boa relação custo x benefício. O barato pode sair caro;
  • prazos — bons fornecedores cumprem os prazos e raramente atrasam uma entrega;
  • qualidade — trabalham com produtos e insumos compatíveis com as exigências dos seus clientes.

A partir desses critérios, faça uma lista com os potenciais candidatos a fornecedor e, com eles, obtenha cotações de preços. Não se esqueça de que nem sempre um preço mais baixo compensa, já que, como acabamos de ver, há outros aspectos tão importantes quanto.

2. Otimização do estoque

O estoque é um setor-chave dentro do planejamento de compras. Não é exagero, uma vez que é o espaço para onde as compras feitas pela sua empresa se destinam. Pode-se dizer, então, que o estoque é o coração do planejamento.

Sendo assim, o fundamental é cuidar para que não faltem produtos a ponto de prejudicar suas vendas. O mesmo vale para o excesso, já que estoque cheio demais significa mercadorias estragadas, vencidas ou encalhadas por falta de compradores.

Esses são princípios básicos e que servem para empresas de todos os segmentos. Seja uma multinacional ou uma microempresa familiar, não há quem não se beneficie de uma gestão nas compras e armazenamento de mercadorias pautadas dessa forma.

Para tanto, vale aplicar ferramentas e cálculos que otimizarão o fluxo de produtos ou insumos no estoque, como veremos a seguir.

2.1. Análise ABC

Ferramenta que serve para classificar os itens em estoque conforme os custos de aquisição e níveis de venda, segundo o qual:

  • produtos A — muito vendidos e que não geram tantos custos;
  • produtos B — apresentam regularidade nas vendas, mas custam mais que os produtos A;
  • produtos C — representam muitos custos e não geram receitas na mesma proporção.

2.2. PEPS

Significa: Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair — trata-se da ferramenta para gestão de estoque que indica que as mercadorias que são compradas primeiro devem ser negociadas primeiro. É especialmente válida para o comércio de produtos perecíveis e alimentos.

2.3. Estoque de Segurança

O estoque de segurança é como se fosse o “plano B”. Trata-se de manter uma reserva de produtos para casos emergenciais, como a falta de um fornecedor ou picos nas vendas.

3. Definir orçamento e periodicidade de compras

Quando o negócio já está consolidado, não é tão difícil prever a demanda de um produto e, assim, definir um orçamento para aquisição periódica. No entanto, em empreendimentos novos, isso pode ser um desafio, já que o comportamento do consumidor não é conhecido.

Imagine que estamos tratando das compras de uma fábrica de bolsas ativa há dez anos. Certamente seus gestores sabem que precisam comprar tecidos e peças de tempos em tempos, sob risco de não haver mercadoria para ser distribuída. Essa segurança, para quem está começando, já não é tão grande assim. Como fazer nesse caso?

A primeira medida é se basear em benchmarking, ou seja, ver como os concorrentes fazem para estipular orçamentos e a periodicidade das suas compras. A segunda, caso seja difícil apurar essas informações, é trabalhar com estimativas. 

Em uma, você planeja suas compras para o caso das vendas correrem como o esperado. Na outra, trabalha com uma margem de erro, ou seja, para quando as vendas fluírem abaixo do que se esperava. Pensando em uma terceira hipótese, defina orçamento e periodicidade para o pior cenário possível nas vendas.

4. Monitorar o inventário com frequência

A engrenagem das compras depende da performance dos pontos de venda para poder girar. É no PDV que está a sua força motriz, logo, quanto mais vendas, mais compras devem ser feitas, enquanto vendas em baixa desaceleram esse setor.

É por isso que a sincronia entre loja e estoque deve ser perfeita, no sentido de informar que mercadorias estão com mais saída e precisam ser repostas. Isso tem relação direta com uma outra ferramenta de gestão de compras, o controle do inventário.

Seu mecanismo consiste em relacionar os itens que estão disponíveis por meio de uma contagem permanente. Assim, seu setor de compras saberá, em tempo real, quantos produtos ou insumos estão disponíveis e o que precisa ser comprado com mais ou menos urgência.

5. Automatizar o processo da gestão de estoque e suprimentos

O controle em tempo real, quando feito manualmente, toma muito tempo e requer um esforço muito grande. É por isso que as empresas bem-sucedidas na gestão de suas compras não abrem mão de ferramentas de automação e do uso da tecnologia.

Isso pode ser feito com a implementação de um sistema ERP, projetado para integrar vendas, compras e estoque. Com essa solução, os três setores estarão em permanente contato e saberão “ao vivo e a cores” de cada movimento em suas reservas. Um ERP pode ser adquirido junto a uma empresa especializada ou até ser desenvolvido internamente, caso seu negócio conte com um setor de TI.

Pronto! Agora você conhece 5 dicas para otimizar o seu planejamento de compras e, assim, obter lucros superiores. Antes de colocá-las em prática, converse com seu contador, seu time de vendas, compras e seus profissionais de estoque. Lembre-se que, quanto mais cabeças pensantes e informação, melhor.

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O Autor
Vice-presidente no Asaas
Gerar boleto

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