Carta de cobrança: como funciona e como usar na sua empresa

por Gestão de cobranças

Publicado em 13 de maio, 2020 | Atualizado em 15 de março, 2024

Em um cenário empresarial, o controle financeiro é vital para a sustentabilidade e o crescimento de qualquer empreendimento. No entanto, é comum encontrar desafios relacionados a pagamentos em atraso. 

Para lidar com essa situação de maneira eficiente e profissional, é fundamental que sua empresa possua os instrumentos e estratégias adequadas para essa função.

Nesse contexto, a carta de cobrança se destaca como uma ferramenta estratégica para estabelecer comunicação assertiva entre empresas e clientes. Continue lendo!

O que é uma carta de cobrança?

Uma carta de cobrança é um instrumento formal de comunicação utilizado por empresas para solicitar o pagamento de dívidas pendentes a seus clientes ou parceiros comerciais. 

Geralmente, ela é enviada quando uma fatura ou obrigação financeira não é liquidada dentro do prazo acordado. 

Essa carta pode ser enviada por correio físico, e-mail ou até mesmo por meio de mensagens eletrônicas, dependendo das práticas comerciais da empresa e da preferência do cliente.

Qual a importância da carta de cobrança de dívida?

A carta de cobrança desempenha um papel fundamental no processo de gestão financeira da empresa. Além de representar um esforço para recuperar valores devidos, ela também ajuda a manter um fluxo de caixa saudável e a evitar a inadimplência. 

Ao enviar uma carta de cobrança, a empresa demonstra profissionalismo e comprometimento com a gestão financeira, estabelecendo um canal de comunicação formal para resolver questões relacionadas a pagamentos em atraso.

Como estabelecer uma régua de cobrança eficiente?

Estabelecer uma régua de cobrança eficiente é fundamental para otimizar o processo de recuperação de créditos e garantir que a empresa consiga lidar de forma adequada com clientes inadimplentes. 

Confira algumas etapas importantes para criar uma régua de cobrança eficaz:

  • Segmentação dos clientes: Classifique os clientes de acordo com o histórico de pagamento, priorizando aqueles com maior probabilidade de pagamento. Isso permite direcionar esforços de cobrança de forma mais assertiva.
  • Definição de etapas: Estabeleça uma sequência lógica de ações a serem tomadas em caso de inadimplência, como envio de lembretes amigáveis, notificações formais e negociações de pagamento.
  • Automatização: Utilize ferramentas de automação para agendar e enviar lembretes de pagamento, notificações e mensagens de cobrança, garantindo que nenhum cliente seja esquecido e que todas as etapas da régua de cobrança sejam cumpridas.
  • Personalização: Adapte as mensagens de cobrança de acordo com o perfil e histórico de cada cliente, utilizando uma linguagem adequada e oferecendo opções de pagamento flexíveis de acordo com a situação financeira do devedor.
  • Monitoramento: Mantenha um acompanhamento constante do progresso da cobrança, registrando todas as interações com os clientes e atualizando o status de cada caso de forma regular.
  • Análise de resultados: Avalie periodicamente a eficácia da régua de cobrança, analisando métricas como taxa de recuperação de créditos, tempo médio de pagamento e satisfação do cliente. 
  • Otimize processos: Com base nessa análise, faça ajustes necessários para otimizar o processo de cobrança.
  • Flexibilidade: Esteja aberto a ajustar a régua de cobrança conforme necessário, levando em consideração feedbacks dos clientes, mudanças nas condições econômicas e novas oportunidades de melhoria identificadas durante o processo.
A imagem mostra todo o fluxo da régua de cobrança, desde a preventiva até a reativa

Quando fazer cobrança por carta?

A carta de cobrança deve ser enviada sempre que uma obrigação financeira não for cumprida dentro do prazo estabelecido. 

Isso pode ocorrer após o vencimento de uma fatura, contrato, nota fiscal ou qualquer outro documento que estabeleça um compromisso de pagamento. 

É importante enviar a carta de cobrança logo após o vencimento da dívida para demonstrar ao devedor que a empresa está atenta e empenhada em resolver a situação de forma rápida e eficiente. 

Além disso, a carta de cobrança serve como um registro documentado da comunicação entre as partes, o que pode ser útil em caso de disputas legais futuras.

Como fazer carta de cobrança ao cliente?

Ao redigir uma carta de cobrança, é essencial adotar uma abordagem profissional e respeitosa para garantir uma comunicação eficaz com o cliente inadimplente. Aqui estão algumas diretrizes para elaborar uma carta de cobrança eficaz:

  • Identificação: Inclua as informações de identificação da empresa, como nome, endereço, telefone e CNPJ, no cabeçalho da carta.
  • Dados do cliente: Informe os dados do cliente, como nome, endereço e número do contrato ou fatura em atraso, para garantir que a carta seja direcionada ao destinatário correto.
  • Descrição da dívida: Detalhe o valor da dívida, incluindo eventuais encargos e juros de mora, de forma clara e objetiva.
  • Instruções de pagamento: Forneça instruções claras sobre como o cliente pode efetuar o pagamento da dívida, incluindo os métodos de pagamento aceitos, prazos e informações de contato para esclarecimentos adicionais.
  • Cordialidade: Encerre a carta com uma mensagem cordial, demonstrando disposição para ajudar o cliente a resolver a situação da melhor forma possível.

Apresentação da carta

  • Formatação: Utilize um formato limpo e profissional, com fontes e cores de fácil leitura.
  • Logotipo: Inclua o logotipo da empresa para reforçar a identidade visual e a credibilidade.
  • Destaque: Destaque informações importantes, como valor da dívida e prazo de pagamento, para facilitar a leitura e compreensão.

Tom da mensagem

  • Respeitoso: Mantenha um tom respeitoso e profissional ao abordar o cliente, evitando linguagem agressiva ou ofensiva.
  • Claro e objetivo: Seja claro e objetivo na comunicação, evitando ambiguidades ou termos técnicos que possam dificultar a compreensão do cliente.
  • Empático: Demonstre empatia em relação à situação do cliente, oferecendo suporte e orientação para resolver a questão da melhor forma possível.

Ao seguir essas diretrizes, é possível criar uma carta de cobrança eficaz que ajude a recuperar os valores em atraso de forma profissional e respeitosa.

Modelos de carta de cobrança para cliente

Para conseguir chegar até seu cliente, você precisa desenvolver uma estratégia para se comunicar de forma coerente e assertiva com ele. Por isso, abaixo disponibilizamos alguns modelos de texto para serem utilizados em diferentes meios de cobrança. Confira:

1. Carta a solicitar pagamento em atraso

Olá [Nome do Cliente],

Espero que esteja tudo bem com você. Estou entrando em contato para tratar sobre o pagamento pendente da fatura [Número da Fatura] com vencimento em [Data de Vencimento].

Gostaríamos de lembrar que o valor de R$ [Valor da Fatura] ainda não foi quitado e solicitamos que efetue o pagamento o mais breve possível para evitar atrasos e acréscimo de encargos.

Por favor, confirme o recebimento desta mensagem e nos informe caso necessite de alguma orientação adicional para efetuar o pagamento.

Ficamos à disposição para qualquer esclarecimento.

Atenciosamente,

[Seu Nome]

[Empresa]

2. Carta de aviso de vencimento

Olá [Nome do Cliente],

Este é um lembrete sobre o pagamento pendente da fatura [Número da Fatura], com vencimento em [Data de Vencimento]. O valor de R$ [Valor da Fatura] ainda não foi quitado.

Por favor, efetue o pagamento o mais breve possível para evitar atrasos e acréscimo de encargos.

Agradecemos sua atenção e ficamos à disposição para qualquer esclarecimento.

Atenciosamente,

[Empresa]

3. Carta de cobrança simples com mensagem sutil

Prezado(a) [Nome do Cliente],

Esperamos que esta carta o encontre bem.

Estamos entrando em contato para lembrá-lo sobre o pagamento pendente da fatura [Número da Fatura], com vencimento em [Data de Vencimento]. O valor total a ser pago é de R$ [Valor da Fatura].

Solicitamos que efetue o pagamento o mais breve possível para evitar atrasos e acréscimo de encargos. Segue abaixo os dados para realização do pagamento:

  • Banco:
  • Agência:
  • Conta:
  • Valor: R$ [Valor da Fatura]
  • Data Limite para Pagamento: [Data de Vencimento]

Caso já tenha efetuado o pagamento, pedimos gentilmente que desconsidere esta mensagem.

Em caso de dúvidas ou para mais informações, estamos à disposição para ajudar.

Agradecemos pela sua atenção e colaboração.

Atenciosamente,

[Empresa]

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